Rapport Rekenhof Sciensano - Schriftelijke vraag aan minister Vandenbroucke

15 juli 2021: 

Op 24 juni 2021 publiceerde het Rekenhof een rapport met ‘opmerkingen over de rekeningen 2020 van de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie (ADBA’s), de administratieve openbare instellingen (AOI’s) en de gelijkgestelde instellingen’, waaronder Sciensano. Het Rekenhof wijst op een aantal tekortkomingen en pijnpunten en formuleert enkele aanbevelingen. Zo blijkt onder andere dat: 

de bedrijfsrevisor een onthoudende verklaring afleverde en zich dus niet kan uitspreken over de juistheid van de jaarrekening,

de algemene rekening 2020 niet voorgelegd werd aan de raad van bestuur en laattijdig werd goedgekeurd (18 mei 2021) door bevoegde ministers (op basis van incorrecte cijfers), 

de waarderingsregels niet actueel zijn,

de boekhoudmethoden te weinig accuraat zijn,

de communicatie en informatiedoorstroming binnen en tussen diensten niet optimaal zijn,

het diensthoofd van het budget- en contractbeheer Sciensano heeft verlaten in 2020,

het contractbeheer te wensen overlaat (geen geautomatiseerde ondersteuning, onduidelijke taakverdeling, verschuiven van kosten van het ene project naar het andere, …), 

de boekhoudkundige opvolging van de contracten en projecten gebrekkig is.

Dit vernietigende rapport roep volgende vragen op: 

Bent u op de hoogte van de tekortkomingen en pijnpunten die het Rekenhof publiceerde en van de bevindingen van de bedrijfsrevisor?

Heeft u reeds contact gehad met Sciensano over deze problematiek? Wat is uw verklaring voor deze negatieve evaluatie?

Waarom werd de algemene rekening 2020 laattijdig goedgekeurd? Waren er specifieke problemen die dit kunnen verklaren? 

Is er een procedure opgestart om een nieuw diensthoofd van budget- en contractbeheer aan te stellen? Wanneer kunnen we een nieuwe aanstelling verwachten? 

Beschikt Sciensano over een centrale databank voor contractbeheer en een tijdsregistratiesysteem voor het toewijzen van personeelskosten aan bepaalde projecten? Wat is de stand van zaken? Zijn er concrete plannen om dergelijke systemen te implementeren?

Het Rekenhof komt met een aantal aanbevelingen. Zal u opvolgen of deze aanbevelingen al dan niet aangegrepen worden om de problemen aan te pakken? Wat zal u doen opdat Sciensano actie onderneemt? Wanneer wordt er opnieuw een evaluatie uitgevoerd? Zijn er concrete stappen die Sciensano moet nemen om de tekortkomingen aan te pakken?  

Dank voor uw antwoorden,

Frieda Gijbels

8 oktober 2021:

Het Geachte Lid vindt hieronder het antwoord op zijn vragen.

Vooreerst wens ik in het algemeen te stellen dat Sciensano zowel door een externe revisor als door het Rekenhof wordt ge-audit. Beide instanties doen jaarlijks een volledige controle op alle uitgaven van het instituut, zowel op de werkingskosten, de personeelskosten als de uitgaven voor investeringen.  Dit betekent dat alle uitgaven kunnen gerechtvaardigd worden en dat het gebruik van alle inkomsten kan gecontroleerd worden.  Ook dient er toch te worden aangehaald dat we in 2020 het begin van de CORONA pandemie hebben gekend die effectief ook voor de steundiensten tot een extra belasting van het personeel leidde.

Bent u op de hoogte van het verslag van het Rekenhof en van de bevindingen van de bedrijfsrevisor?

Zowel het verslag van de bedrijfsrevisor als dit van het Rekenhof werden aan het kabinet bezorgd, samen met de financiële cijfers.

Heeft u Sciensano hierover al aangesproken?

Een plan van aanpak werd afgesproken voor de volgende jaren. We volgen dit van dichtbij op. 

Wat is de oorzaak van deze ontoereikende beoordeling?

Wat de bedrijfsrevisor betreft, gaat het voornamelijk over de timing van de aflevering van verschillende documenten.  De tijdspanne die voor de overheid geldt komt niet overeen met de timing die Sciensano dient aan te houden om de goedkeuring te bekomen van de Raad van Bestuur waardoor op dat ogenblik nog niet alle documenten voorhanden waren. Het Rekenhof heeft een aantal tekortkomingen opgesomd maar heeft ook bevestigd dat er reeds een hele weg is afgelegd met het beperkt team en de beperkte middelen die ter beschikking worden gesteld.

Wat zal u eraan doen opdat deze overheidsinstelling financieel orde op zaken zet?

Sedert einde van het vorige jaar (2020) heeft Sciensano een project opgestart “ABC Costing”. Dit houdt in dat er een volledige analytische boekhouding wordt opgesteld. Dit zal Sciensano in staat stellen om heel gedetailleerd alle inkomsten en kosten te alloceren naar de verschillende activiteiten en projecten. 
Zoals ook werd vermeld in het verslag van het Rekenhof zal Sciensano de waarderingsregels en procedures in samenwerking met de revisor gedetailleerd uitwerken.

Is er een procedure opgestart om een nieuw diensthoofd van budget- en contractbeheer aan te stellen? Wanneer kunnen we een nieuwe aanstelling verwachten? 

Een nieuw diensthoofd werd ondertussen aangesteld en zal deze functie opnemen vanaf 15/07/2021.

Beschikt Sciensano over een centrale databank voor contractbeheer en een tijdsregistratiesysteem voor het toewijzen van personeelskosten aan bepaalde projecten? Wat is de stand van zaken? Zijn er concrete plannen om dergelijke systemen te implementeren?

De interne ICT dienst ontwikkelde een toepassing die op dit ogenblik in testfase is en dus zo snel mogelijk operationeel in gebruik zal genomen worden.

Het Rekenhof heeft dan ook een waslijst van aanbevelingen voor Sciensano. Welke aanbevelingen van het Rekenhof neemt u in overweging?

De verschillende aanbevelingen van het Rekenhof worden allemaal in overweging genomen. We moeten er natuurlijk rekening mee houden dat dit tijd zal vragen en dat we niet alles op een paar maanden tijd recht kunnen trekken.  

- Waarderingsregels: zoals hoger reeds werd gemeld, zullen deze in samenspraak met de revisor verder worden uitgewerkt;

- Boekhoudpakket: met de hulp van 1 fulltime ICT medewerker wordt er gewerkt aan een verdere automatisatie van de projectopvolging. Op middellange termijn zal effectief gekeken worden naar de noodzaak voor aanvullende software;
- Contractbeheer: 
o Opzetten van een database voor de contracten is op dit ogenblik in testfase waardoor de financiële dienst toegang krijgt tot alle contracten;
o Onderlinge afspraken tussen de wetenschappelijke diensten, PMO en financiële dienst worden verder uitgewerkt;
o Samen met de bedrijfsrevisor werden er aangepaste procedures opgesteld teneinde een eenvoudigere, maar correctere opvolging te verzekeren van de verschillende projecten;